E-mail corporativo: TUDO o que você precisa saber.
O que chamamos de e-mail corporativo, nada mais é do que ter um serviço de e-mail usando um domínio próprio da empresa, ao invés de utilizar sistemas gratuitos como Hotmail ou Gmail. Quando sua empresa tem um e-mail empresarial, seus endereços de e-mail vão ser parecidos com esse - seunome@nomedasuaempresa.com.br.
De cara já dá para perceber que é muito mais profissional e passa muito mais credibilidade para seus clientes e parceiros, utilizar um e-mail com o nome da sua empresa do que algo como @gmail.com ou @outlook.com, concorda?
Neste artigo veremos algo sobre o e-mail corporativo.
Como implantar um na sua empresa, quais os tipos de servidores de e-mail e muito mais
Continue a leitura e vire um expert no assunto!
1º O que é E-mail Corporativo?
O termo e-mail significa eletronic mail, ou, em português, correio eletrônico e foi inventado em 1971 por Ray Tomlinson – Se você quiser ou se interessar em se aprofundar na história segue o link = https://pt.wikipedia.org/wiki/E-mail#Hist%C3%B3ria
O termo E-mail Corporativo é usado para definir serviços de e-mail que foram desenhados para atender necessidades específicas das empresas. Algumas dessas necessidades são:
Poder usar o domínio da empresa no endereço de e-mail dos funcionários. Algo como seunome@nomedasuaempresa.com.br.
- Ter o controle sobre quem pode enviar ou receber e-mails em nome da empresa.
- Controlar as informações da empresa de forma centralizada.
- Poder ter backups das mensagens trocadas.
- Poder compartilhar informações entre os usuários do sistema de e-mail como agendas e contatos.
Quando se usa um bom sistema de e-mail personalizado para sua empresa, você tem o controle de tudo que seus colaboradores enviam ou recebem, evitando assim distrações com mensagens que não são pertinentes ao trabalho. O que não seria possível se você usasse um sistema de e-mails gratuito como Gmail e Hotmail.
Mais à frente veremos as diferenças entre um sistema de e-mail corporativo e um gratuito, e por que sua empresa não deve usar um sistema gratuito de e-mails.
2º O que precisa para ter um e-mail com nome da empresa
Para um sistema de e-mail funcionar é preciso basicamente duas coisas: um servidor de e-mail e um servidor DNS. Esses serviços podem ser contratados de provedores ou mesmo hospedados na sua empresa.
3º O que é servidor DNS
Um servidor DNS é o responsável por localizar o endereço do servidor do seu site quando alguém digita o seu domínio. Um exemplo.
Quando alguém digita www.seudominio.com.br no navegador, envia uma requisição para o servidor DNS que indica para o seu computador qual servidor está hospedado seu site.
Se você mandar um e-mail para um e-mail tipo comercio@comercio.com.br, o servidor DNS vai redirecionar a requisição para o servidor de e-mail que irá tratar a mensagem e enviar a quem cuida dessa caixa postal.
Essa é uma explicação bem simplória do que é um servidor DNS, mas é o suficiente para que você entenda o conceito.
4º O que é um servidor de e-mail
Continuando com o exemplo acima, assim que o servidor DNS redireciona o e-mail para meu servidor de e-mail, ele receberá a mensagem e a tratará conforme as regras que foram definidas pelo administrador.
Um servidor de e-mail basicamente é um serviço que recebe as mensagens enviadas para sua empresa e as direciona para um dos destinatários, além de também controlar a segurança para que ninguém leia a sua mensagem a não ser somente você.
Existem vários tipos de servidores ou serviços de e-mail. Abaixo vamos falar sobre cada um deles.
5º Tipos de servidores de e-mail
Existem basicamente quatro tipos de serviços ou servidores de e-mail no mercado. Abaixo faço uma análise sobre cada tipo.
6º Serviço de e-mail gratuito
Nessa categoria entram os serviços do Gmail (Google), Hotmail (Atual outlook Microsoft) e similares. São serviços gratuitos de e-mail que oferecem a possibilidade para que você possa ter o seu próprio endereço de e-mail.
Estes serviços são extremamente limitados e fazem dinheiro vendendo publicidade e seu histórico de navegação. Não vou entrar em mais detalhes agora, pois temos mais abaixo um tópico detalhado de por que você não deve usar um serviço de e-mail gratuito na sua empresa.
O que importa é que tenha em mente que esses são serviços exclusivos para uso doméstico e não empresarial.
7º os servidores de e-mail, de provedores de hospedagem
Aqui já entram os serviços de e-mail oferecidos por provedores como Locaweb, Hostgator e tantas outras centenas de provedores de hospedagem compartilhada.
Além de poder hospedar a sua página na Internet (Identidade digital – sua empresa vista no mundo), você pode ter seu e-mail mais professional (seunome@seudominio.com.br), aonde você poderá usar o nome de sua empresa e ou recursos de sua empresa, como exemplo atendimento@seudominio.com.br
Para empresas de grande porte (aonde possuem seu próprio data-center), podem usar dos modelos gratuitos ou pagos, como softwares Open Source como Zimbra e similares ou os pagos como o Exchange da Microsoft.
8º Servidor de e-mail empresarial na nuvem
Esse é um movimento que cresceu muito nos últimos 02 anos. Várias empresas estão seguindo essa tendência.
Como exemplo de serviços de e-mails empresariais na nuvem temos: o Exchange Online dentro do Office 365 da Microsoft, o Gmail dentro do Gsuite da Google, entre alguns outros competidores menores.
Esses serviços de e-mails corporativos são uma evolução dos serviços de e-mail oferecidos pelos antigos provedores de hospedagem ou de e-mail “hosteado”.
Neste modelo, fabricantes como Microsoft ou Google, oferecem um serviço de e-mail com recursos infinitos em um ambiente elástico e altamente seguro, onde, de fato, você só paga pelo o que consumir.
O fornecedor de e-mail na nuvem cobra somente pelos usuários que estão consumindo recursos e ele passa a ficar responsável por toda a plataforma de e-mail, sendo você somente responsável pela configuração e criação dos usuários e regras de negócio.
Abaixo destaco os diferenciais deste modelo de contratação de e-mail corporativo:
- Alta disponibilidade – Serviços como o Office 365 da Microsoft oferecem uma garantia de disponibilidade na casa dos 99,9%, o que garante que seu e-mail estará sempre disponível sem paradas.
- Acesso de qualquer lugar– Você acessará o seu e-mail de praticamente qualquer dispositivo de qualquer parte do mundo, sempre através de uma conexão segura e criptografada.
- Recursos avançados de colaboração – Esses provedores de nuvem costumam oferecer muito mais que somente serviço de e-mail, oferecendo junto uma série de ferramentas de colaboração e produtividade que tornam seu time de trabalho muito mais produtivo.
- Integração com a sua rede corporativa – Com esses serviços de e-mail na nuvem, é possível integrar seu ambiente de e-mail com a sua rede corporativa.
Outra grande vantagem deste modelo de contratação de serviços de e-mail empresarial, é poder ter os mesmos recursos que antes estavam disponíveis somente para grandes corporações pagando um valor baixo por usuário.
9º por que uma empresa não deve usar e-mail gratuito?
Me desculpe a sinceridade, mas se a sua empresa ainda não possui um dominio.com.br para chamar de seu, ela está fadada ao fracasso.
O mundo se tornou digital. As pessoas só compram ou são influenciadas a comprar pelo conteúdo que leem na internet. Ter um site é o básico para os seus clientes acharem a sua empresa.
E se você já tem um site público, não importa se .com, .org ou qualquer outro sufixo, não faz sentido você continuar usando um e-mail @gmail.com correto?
Eu adoro listas porque elas simplificam o entendimento. Então aqui vai mais uma lista de motivos de por que não usar um e-mail gratuito na sua empresa.
- Sem identidade – Qual a credibilidade que você passa quando envia um e-mail para um cliente ou um fornecedor com @gmail.com? Nenhuma! É muito barato ter um e-mail empresarial para chamar só de seu.
- Sem gerência – Um e-mail gratuito não permite gerenciamento dos usuários. Se sua empresa tem mais de três usuários já é um convite para o caos. Imagine se um funcionário resolver pedir demissão sem avisar? Ele leva todos os e-mails com ele. Se bobear até os clientes.
- Você está sendo espionado – Já reparou que esses serviços de e-mail gratuitos acertam bastante nos anúncios que oferecem no topo ou na lateral do Webmail? Sabe por quê? Porque eles estão te espionando! Lendo as suas mensagens em cada e-mail! Sabendo disso você vai continuar deixando eles lerem as mensagens da sua empresa?
- Sem garantias – Sim, é difícil esses e-mails ficarem fora do ar., mas se derem problemas, você não tem para quem reclamar! A sua empresa pode ficar à mercê disso?
Talvez a sua empresa esteja começando. Talvez esteja passando por uma crise e tenha pouco dinheiro. Mas uma coisa eu tenho certeza, é melhor usar um e-mail de provedor de hospedagem antigo e com poucos recursos do que usar um e-mail gratuito.
Assim, quando sua empresa crescer ou se recuperar, você poderá migrar para uma solução de e-mail empresarial.
10º como criar um e-mail corporativo
Depois de explicado os tipos de serviços/servidores de e-mail que existem e de ter entendido que uma empresa não deve usar um serviço de e-mail gratuito, é chegada a hora de tomar a decisão e escolher o seu próximo serviço de e-mail empresarial.
Antes de implantar um e-mail para sua empresa, você deve avaliar os seguintes pontos:
- Já utiliza algum serviço de e-mail empresarial com o seu domínio?
- Vai criar o serviço de e-mail do zero ou vai migrar os dados do serviço de e-mails antigo?
- Quantos usuários (e não quantas caixas de e-mail) vai usar no novo serviço de e-mail?
- Qual o tamanho médio atual das caixas postais (em GB)?
- Qual o tamanho da maior caixa postal (em GB)?
- Qual a capacidade de upload do seu link?
- Qual o tamanho da sua equipe de TI?
- Possui gente capacitada para operar o novo serviço de e-mail?
- Não faz mais sentido terceirizar?
- Qual o custo por mailbox do serviço de e-mail que pretende contratar?
- Precisa de algum outro serviço além de e-mail, como suíte de produtividade (ex.: Office), chat corporativo e outras ferramentas periféricas?
Características essenciais
- Oferecer a possibilidade de usar o domínio público da sua empresa;
- O Webmail deve usar uma conexão SSL para comunicação entre o seu computador e o servidor;
- Permitir o sincronismo das mensagens entre vários dispositivos com atualizações simultâneas;
- Ter o armazenamento das mensagens, agendas e contatos todos na nuvem;
- Ter um bom espaço para armazenamento de mensagens para cada um dos usuários;
- Ter um SLA (Garantia de disponibilidade) definido em contrato com punições financeiras caso não cumpra;
- Ter um canal prático e rápido para suporte técnico;
- Ter ferramentas de controle e prevenção de de malware e spam e que sejam efetivas.
É importante fazer uma análise de TCO (Custo total de propriedade) da solução e-mail que está pensando contratar, levando sempre em consideração a rotatividade da equipe, considerando o médio ou longo prazo.
Depois de ter pensado em todas as questões, é hora de escolher o seu próximo fornecedor de e-mail corporativo.
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